Ferramentas Essenciais para Você Assumir as Rédeas da Empresa e Crescer
Ter uma empresa lucrativa é o desejo de todo mundo que escolhe o caminho do empreendedorismo. E para que isso aconteça, a gestão dessa empresa jamais deve ser negligenciada. É preciso atuar de forma estratégica, assertiva e organizada.
Além disso, todas nós sabemos que as demandas de ser uma empresária são muitas (além da vida pessoal, é claro) e que sem ter o mínimo de organização, as chances de você ficar esgotada e sem resultados são grandes. Por isso, utilizar as ferramentas certas para gerir a sua empresa pode ajudar você a lidar melhor com essas demandas e assumir as rédeas do próprio negócio.
Então, a seguir, você conhecerá 5 ferramentas essenciais para organizar qualquer empresa. Com elas, sua rotina será muito mais leve e sua empresa muito mais lucrativa. Vamos lá?
Fluxo de caixa: a ferramenta certa para ter dinheiro em caixa!
A organização financeira é fundamental em qualquer empresa. Sem ela, é impossível tomar decisões assertivas, pois não se tem o mínimo de controle. Para isso, você como empresária deve utilizar uma ferramenta chamada fluxo de caixa. O objetivo dessa ferramenta é saber o saldo de caixa da empresa, a partir do registro de todas as entradas e saídas de dinheiro. No fluxo de caixa, tudo deve ser registrado, todos os pagamentos e todos os recebimentos. É importante salientar que tudo deve ser lançado no dia em que a movimentação financeira ocorre, independentemente de quando aconteceu de fato a compra ou a venda.
O resultado do fluxo de caixa é o saldo disponível (em dinheiro existente no caixa ou em conta corrente nos bancos), ou seja, a diferença entre o valor total recebido e os pagamentos realizados no mesmo período. Esse saldo final obtido no fluxo de caixa sempre deve corresponder ao valor dos recursos disponíveis no caixa da empresa e nas contas bancárias.
Caso você não possua um software de gestão, o fluxo de caixa pode ser elaborado em uma planilha de Excel de forma excelente.
Após conhecer exatamente qual é o fluxo de caixa da empresa, será possível tomar decisões embasadas na realidade e não em achismos. Analisando o fluxo de caixa ao longo do tempo, você conhecerá a saúde financeira do seu negócio.
Planejamento Empresarial: Ferramenta para chegar no Objetivo!
Planejar é pensar e vislumbrar o futuro. É definir como será sua vitória. A empresária que vive um dia de cada vez está sujeita a ser atropelada pela concorrência. Lidar com as demandas do mercado atualmente é um grande desafio. E é exatamente por isso que elaborar um planejamento empresarial eficiente é o mínimo necessário para quem quer alcançar o sucesso nos negócios.
Para iniciar o planejamento, você deve fazer uma análise da situação atual da sua empresa e do ambiente no qual ela está inserida. A partir disso, defina onde você quer chegar, ou seja, quais são seus objetivos. E, por fim, defina metas e os planos de ação, ou seja, as ações práticas que você e sua equipe deverão desenvolver para atingir os objetivos definidos.
De forma resumida, para fazer o planejamento da sua empresa, você pode utilizar os seguintes recursos:
- Matriz SWOT para análise da situação atual: forças, fraqueza oportunidades e ameaças;
- Objetivos: o que você quer alcançar, em termos financeiros, de mercado, equipe, etc.;
- Indicadores e metas: como você vai medir se está atingindo seus objetivos;
- 5W2H para os planos de ação: detalhamento das ações práticas que devem ser realizadas;
Saiba mais sobre como fazer o Planejamento Estratégico Passo a Passo
O planejamento deve ser feito anualmente e acompanhado mês a mês, analisando os resultados e fazendo as adaptações necessárias.
Business Model Canvas: ferramenta de decisão do modelo de negócios.
O Business Model Canvas, também chamado somente de Canvas, é uma ferramenta para elaboração de modelos de negócios. Em poucas palavras, um modelo de negócio descreve a lógica de criação, entrega e captura de valor de uma empresa.
É importante ressaltar que o Canvas pode ser utilizado tanto para iniciar um novo negócio, quanto para analisar e estruturar aqueles que já estão em andamento. É uma ferramenta de gestão que organiza e define ideias, ou seja, mostra como a empresa roda. Elaborar o Canvas do seu negócio vai gerar muita clareza e facilitar a tomada de decisões.
O modelo proporciona uma visualização ampla do negócio, de maneira simples e visual. Na prática, a ferramenta consiste em um quadro que é composto por blocos nos quais estão apresentados os nove fatores-chave de um negócio: parceiros-chave, atividades-chave, recursos-chave, proposta de valor, relacionamento, canais, segmentos de clientes, estrutura de custos e fontes de renda.
Para saber mais detalhes de como desenvolver o Canvas do seu negócio, Leia o artigo Canvas: Conheça os benefícios dessa ferramenta para o seu negócio
Muitas empresárias acabam por não dar importância a essa ferramenta, mas ela é fundamental para atingir os objetivos do seu negócio. O Canvas ajuda a tirar as ideias do papel, auxiliando no planejamento de um negócio de sucesso de forma simples. Além disso, ele oferece a oportunidade de visualizar insights durante o processo de desenvolvimento.
Descrição de cargos: ferramenta de organização de talentos.
Dentro da sua empresa, cada colaborador deve saber claramente quais são suas responsabilidades. Por isso, é fundamental que isso seja organizado na forma de descrição de cargos. O objetivo da descrição de cargos é esclarecer as atividades realizadas e alinhar as expectativas de cada membro da equipe. Nela, estarão especificadas as informações necessárias para que o colaborador desempenhe com eficiência sua função na empresa.
Nunca esqueça que o que é responsabilidade de todos não é de ninguém. Portanto, seja específica nessas definições de responsabilidades. Essa ferramenta facilita o seu dia-a-dia e contribui para a organização dos processos dentro da empresa. Quanto mais clara for a descrição do cargo, melhores serão as rotinas da empresa.
Existem diversos modelos de descrição de cargos, dessa forma, cabe à você decidir se irá optar por algo mais simplificado ou mais completo. Isso depende do ramo em que sua empresa atua, quantidade de cargos e colaboradores e nível de complexidade das tarefas.
Lembre-se de usar a descrição de cargos sempre que alguém for contratado, apresentando-a e explicando as responsabilidades daquele novo colaborador.
Além disso, saiba cobrar resultados e caso algo não fique dentro do esperado, não deixe de dar feedbacks. Também é seu papel desenvolver sua equipe.
Cadastro de clientes: ferramenta de relacionamento e marketing.
Manter um cadastro de clientes atualizado por ser uma grande vantagem competitiva para sua empresa. O cadastro de clientes é uma ferramenta na qual você faz o registros dos principais dados de quem já comprou de você. Isso possibilita que você conheça o seu cliente, adapte seus produtos e serviços e aumenta a probabilidade de fidelizar o cliente.
Algumas sugestões de dados que o seu cadastro de clientes pode ter:
- Nome completo
- Como gosta de ser chamado
- CPF
- Aniversário
- Endereço
- Celular/WhatsApp
- Profissão
Outras informações relevantes de acordo com seu nicho, por exemplo, tamanho, preferências, etc.
É importante manter esses dados sempre atualizados e que os cadastros sejam feitos de maneira contínua. Você pode fazer esse cadastro em uma planilha de Excel ou em algum software de gestão. OBS.: Tenha atenção à Lei de Proteção de Dados que protege os dados pessoais para não infringir a lei.
Utilizar essa ferramenta pode contribuir muito na melhoria das suas vendas, visto que, os esforços para atrair novos clientes sempre são maiores do que manter os clientes atuais. Então, use essas informações coletadas para vender mais para os mesmos clientes.
Gestão de arquivos online: ferramenta de armazenamento seguro.
Dica bônus e extremamente importante: toda empresa organizada deve prezar pela segurança dos seus dados. Vivemos na era da informação, portanto os dados se tornaram ativos valiosos. E isso vale para a sua empresa também. Imagina perder documentos importantes porque um computador estragou? Isso não pode acontecer! Sua empresa precisa lidar de forma profissional com isso.
Por isso, é extremamente importante que você use uma ferramenta de armazenamento em nuvem, na qual seus dados ficam hospedados de forma segura e você pode acessar de qualquer lugar. Além disso, backups são essenciais também. Segurança nunca é demais.
Existem várias opções no mercado, entre pagas e gratuitas, portanto, faça uma pesquisa e escolha qual se adequa melhor à realidade da sua empresa. Só para citar algumas que eu conheço para ser um ponto de partida para ti – Google Drive, One Drive e Dropbox.
Perder dados por falta de organização é algo muito amador e se você quer ter uma empresa de sucesso, precisa cuidar disso também.
Como usar na prática as Ferramentas Essenciais para Assumir as Rédeas do Próprio Negócio
Você conheceu 5 ferramentas valiosas para organizar a sua empresa e prepará-la para crescer, de forma consistente e realista, agora é colocar em prática! Algumas dessas ferramentas podem ser desafiadoras de usar, se for a primeira vez. Ao longo do artigo você encontrou links para outros artigos que aprofundam e explicam como começar a usar algumas dessas ferramentas.Além dos conteúdos que estão disponíveis aqui no blog, você também pode contar comigo – eu sou a consultora que pega na tua mão e te ajuda colocar a mão na massa – Planejar, Decidir e Entrar em Ação. A Consultoria de Estratégia é o tipo de serviço apropriado para quem quer uma ajuda do tipo ‘Faça comigo’. Fale comigo no whatsapp sobre qual é o seu maior desafio. Vamos resolvê-lo juntas!!